Excel管理の限界はどこ？システム化を考えるタイミング
在庫表、顧客リスト、案件の進捗管理。多くの会社で、Excelは業務の「なんでも屋」として活躍しています。手軽で、誰でも使えて、追加費用もかからない。とても優秀な道具です。
一方で、会社が成長したり、関わる人が増えたりすると、ある時点から「Excelがあるせいで手間が増えている」状態に変わっていきます。この記事では、その境目に気づくためのサインと、システム化を考えるタイミングについてお話しします。
Excelが限界に近づいている5つのサイン
1. 「どれが最新版？」と聞かれることが増えた
「在庫表_最新.xlsx」「在庫表_最新(2).xlsx」「在庫表_1030修正版.xlsx」……。ファイルが増えるほど、どれが正しいデータなのか誰にもわからなくなります。間違ったファイルを見て発注してしまう、といったミスの原因にもなります。
2. 同じ内容を、何度も手で転記している
Excelに入力した内容を、別のExcelやシステム、請求書などにもう一度打ち込んでいる。この「転記」の時間は、1回は数分でも、毎日積み重なると月に何十時間にもなります。転記ミスのチェックにかかる時間も見逃せません。
3. 「あの人しか触れないファイル」がある
複雑な関数やマクロが組まれていて、作った本人しか直せない。その人が休むと業務が止まってしまう。いわゆる「属人化」の状態です。
4. 複数人で同時に使うと、うまくいかない
誰かがファイルを開いていて編集できない、上書きで他の人の入力が消えた。複数の人が同じデータを扱う業務ほど、Excelは苦手です。
5. 集計やレポートづくりに、毎月時間を取られている
月末になるとデータを集めて、コピーして、グラフをつくって……。本来は「数字を見て判断する」ことに時間を使いたいのに、「数字をつくる」ことで手一杯になっていないでしょうか。
システム化を考えるタイミング
上のサインが2つ以上当てはまったら、システム化を検討してもよいタイミングです。目安としては、次のような状況です。
- ひとつの業務に、月10時間以上の手作業（転記・集計・確認）がかかっている
- 3人以上が同じデータを更新している
- 入力ミスや確認漏れによるトラブルが、実際に起きている
反対に、1人だけで使っていて、データ量も少なく、困っていないなら、無理にシステム化する必要はありません。Excelのままで十分な業務もたくさんあります。
「全部まとめて」ではなく「ひとつの業務から」
システム化というと、大がかりで高額なものを想像されるかもしれません。でも、最初から会社全体を作り替える必要はありません。
おすすめは、いちばん困っているひとつの業務だけをシステムにすることです。たとえば、物流・EC業のお客様では、Amazonへの納品作業をシステムにまとめたことで、手作業での転記がなくなりました（導入事例：FBA納品管理システム）。
小さく始めれば、費用も期間も抑えられます。実際に使ってみて「次はこの業務も」と、少しずつ広げていけばよいのです。今あるExcelのデータも、そのままシステムに取り込めることがほとんどです。
まずは「どの業務に時間がかかっているか」を書き出してみる
システム化を考える前に、ぜひ一度、次の3つを書き出してみてください。
- Excelで管理している業務の一覧
- それぞれに、月に何時間くらいかかっているか
- その業務で、困っていること・ミスが起きていること
時間がかかっていて、困りごとも多い業務が、システム化の第一候補です。
NeccoTechでは、こうした業務の整理からご一緒しています。「うちのこの業務、システムにできる？」という段階でも大歓迎です。お気軽にご相談ください。